Taal maakt meer kapot dan je lief is ...

Merk je dat mensen geïrriteerd reageren, terwijl je het goed bedoelt? Loopt de spanning op terwijl je juist dacht mensen te kalmeren? Dan is deze blog misschien iets voor jou. In dit blog beschrijf ik drie manieren om je boodschap over te brengen zonder de ander in de gordijnen te jagen. Anders gezegd: drie manieren om te zeggen wat jij van belang vindt en de ander daarin mee te nemen.

In veel taal zit strijd of tegenstelling ingebakken. Je hebt het over ambities, doelen, resultaten. Je zegt dat het voor jou gaat over wat je onder professionaliteit en integriteit verstaat. En passant meld je dat je een opbouwende opstelling zou waarderen. 

Het klinkt misschien niet direct als strijd, je bedoelt het misschien niet zo. Tegelijk is je boodschap dat er iets ontbreekt. Ook in de mooie woorden die gaan over wat jij wilt bereiken, kan doorklinken dat het nu niet goed (genoeg) is. Dat overkomt jou en mij net zo goed als Mark van Bommel: je bedoelt het goed en misschien heb je inhoudelijk gelijk maar als je het niet in verbinding weet te brengen, wordt het knap lastig. 

In die impliciete of expliciete boodschap schuilt het risico. Het kan worden opgevat als boodschap dat het nu dus niet goed gaat en dat degene tegen wie je spreekt het niet goed doet. Dat het zijn schuld is. En dat hoeft niet jouw bedoeling te zijn, maar kan wel zo worden opgevat. De vraag is dan hoe je je boodschap anders kan overbrengen. Hoe kan je zorgen dat die ander het niet als beschuldiging hoort, maar als uitnodiging tot dialoog? Voor gezamenlijke doelen en ambities heb je die anderen hard nodig. Dan helpt het niet als die ander de hakken in het zand zet.

Het helpt dan om te ontschuldigen. De vermeende schuld of beschuldiging uit je taal te halen. Dat doe je door vanuit jezelf, je eigen gevoelens of wensen te spreken, zonder de ander (impliciet) een verwijt te maken. Daarbij helpt het om de reactie van de ander te onderzoeken en echt te proberen te begrijpen. Dat vraagt van je om niet direct te reageren, maar eerst te proberen de reactie van de ander in jouw woorden neutraal te herformuleren en toetsend voor te leggen. Als je dat goed doet, voelt de ander zich gehoord. En dat is wat iedereen graag wil: gehoord worden. Ook kan het helpen om je eigen voice-over in te zetten, te delen wat het stemmetje in je hoofd jou vertelt. Dat helpt om bespreekbaar te maken wat impliciet blijft en creëert openheid en veiligheid in het contact.

Hieronder zet ik deze drie manieren kort uiteen.

1. Herformuleren

We zijn getraind in het benoemen wat we missen of wat we niet goed vinden. We leggen de vinger op de zere plek. En voor je het weet, ga je in reactie daarop nog eens uitleggen dat hij of zij het niet goed heeft begrepen. Twee keer nee-taal. Van de ander en van jou. Nee-taal zit ook verborgen in kleine woordjes als ‘onvoldoende’ of dat vind ik ‘geen’ goed plan.

Onder meningen en verwijten, liggen vaak zorgen en emoties verscholen. Als je die onderzoekt, maak je de weg vrij om samen te kijken wat voor de ander van belang is, in plaats van vast te lopen in negatieve boodschappen en discussies die daaruit ontstaan. Onderzoeken wat voor de ander belangrijk is, helpt om de spanning en de strijd te verminderen. En zo kom je van nee-zeggen naar ja zeggen, van wat iemand mist naar wat hij of zij belangrijk vindt. Dat is een goede basis om samen verder te komen. Positief herformuleren helpt ook om niet voor de ander in te vullen wat hij bedoelt of waarom hij reageert zoals hij doet. We vullen vaak voor elkaar in wat de ander precies bedoelt, we kennen hem toch? Dat is geen probleem als de verhoudingen goed zijn. Soms begint juist het gedoe wanneer je het voor de ander invult zonder te checken. Het helpt dan om de reactie van de ander niet te interpreteren, maar te herformuleren en te toetsen.

Herformuleren gaat er in essentie om de emotionele of negatieve reactie of boodschap van de ander te onderzoeken en echt te willen begrijpen. Dat vraagt van jou om niet direct te reageren, maar eerst te proberen de reactie van de ander in jouw woorden neutraal te herformuleren en toetsend voor te leggen. Dan kan je checken of je de ander hebt begrepen. Zo kom je er ook achter wat de ander wel wil in plaats van te horen wat hij vooral mist of afwijst. Om dit goed te doen, helpt het je om hiermee te gaan oefenen.

Het voorbeeld illustreert hoe herformuleren werkt. 

Broddelwerk Je werkt samen met een collega aan een project, je hebt hem precies op tijd jouw bijdrage aangeleverd.
Intentie	Je bijdrage leveren zoals afgesproken.
Je zegt	"Alsjeblieft, precies op tijd heb je hierbij mijn bijdrage.".
Reactie:	" Dit is echt broddelwerk, zo gaan we de oorlog niet winnen ".
Effect:	De stress neemt toe. Je hebt van nature sterk de neiging in de verdediging te gaan. Maar probeert zijn reactie te herformuleren.
Herformulering:	"Begrijp ik goed dat je vindt dat er voor jou veel op het spel staat met dit project en dat je graag wil dat ik nog eens goed naar mijn bijdrage kijk?”
Vervolg:	"Ik waardeer je bijdrage enorm en zou graag met jou van gedachte wisselen hoe we dit project tot een succes kunnen maken. Welke vragen heb je daarbij? Wat heb je nodig?"

Herformuleren kan helpen de ander beter te begrijpen. Soms helpt het ook om je eigen reactie of boodschap te herformuleren. Bijvoorbeeld als je jezelf hoort zeggen: "je mag niet om me heen naar de RvB gaan". Realiseer je dan dat je een negatieve boodschap brengt en vraag je af wat je vooral wel wilt. Misschien gaat het voor jou erover dat je graag wilt dat spanning en verschil van mening met jou besproken worden. Want dan heb je het gevoel dat je voor vol wordt aangezien. Gebruik dat dan als vertrekpunt voor jouw reactie. Die dan kan klinken als: “Ik waardeer het als je bij verschil van inzicht bij mij langskomt, dan kunnen we samen onderzoeken hoe we daar mee om kunnen gaan.“

Zo heb je je eigen oordeel omgezet in wat je graag wilt. En dat heb je in relatie gebracht.

 

2. Ik-taal gebruiken

In spannende situaties is het belangrijk de spanning te verminderen, waardoor er dialoog kan ontstaan. Een manier die daarbij helpt is het gebruik van ik-taal, 'hou het bij jezelf'. In gespannen verhoudingen of situaties waarin tegenstellingen op de loer liggen, is het een manier om spanning te verminderen. Hieronder beschrijf ik kort hoe het kan werken in een schijnbaar ongevaarlijke situatie. Wanneer je het onhandig aanpakt, kan ook zo’n situatie tot onverwachte weerstand en onbedoelde tegenstellingen leiden. 

Je beste beentje
Intentie	Je intentie is om de ander te motiveren tot nog betere prestaties.
Je zegt	"We moeten ons beste beentje voorzetten".
Dit kan gehoord worden als:	"Je doet het niet goed genoeg".
Effect:	Angst en onzekerheid.
Reactie:	"Waarom is dat nodig? Gaat het nu niet goed dan?"
Alternatief voor jou:	"Ik heb een nieuwe opgave waarbij ik jouw inbreng nodig heb. Jouw expertise is voor mij van groot belang is. Hoe kunnen we voortbouwen op jouw ervaring en samen onze nieuwe opgave realiseren? "
Met ik-taal nodig je de ander uit te participeren. Dit werkt als je het echt zo bedoelt. Het brengt ontspanning in het gesprek.

3. Voice-over

Een derde manier die kan helpen is om je intentie expliciet te benoemen. Wat zijn je gedachten bij je boodschap, wat roept het onderwerp bij jou op en wat is je intentie. Met andere woorden, naast de inhoud van je boodschap geef je ook aan wat je voor je ziet. Je maakt gebruik van het stemmetje in je hoofd dat tegen je praat als je aan het woord bent.

Je voice-over inzetten is een vorm om je eigen commentaar te gebruiken, waardoor je als het ware jouw toelichting geeft op wat je zelf zegt. Ik noem het jouw voice-over zoals je die ook hoort bij een film of documentaire. Jouw voice-over helpt je om zelf beter te begrijpen wat er eigenlijk speelt. Het helpt om naar de ander transparantie te creëren en is een manier om je kaarten niet voor je borst te houden.

Eindelijk een goed plan
Intentie	Je intentie is om de ander te overtuigen van jouw mooie plan.
Je zegt	"Ik heb lang over dit plan nagedacht. Dit gaat ons echt verder brengen".
Effect	Stilte, mogelijk weerstand, of ja zeggen, nee doen
Je denkt daarbij (innerlijke voice over)	“Als ze dit maar zien zitten, ze hebben hun aandacht er niet helemaal bij. Wat is hun belang eigenlijk, dit kost ze toch alleen maar extra tijd?”
Voice over die je uitspreekt	“Ik vraag me af of jullie het zien zitten en heb nog niet scherp wat jullie belang kan zijn. Tegelijk denk ik wel dat het voor onze organisatie erg belangrijk is dat we het gaan doen. Hoe kijken jullie hier naar?“
Effect:	Vermindering van ruis en onduidelijkheid
Reactie van de ander:	"Als je dat zo zegt, verleid je me om daar op te reageren. En eerlijk gezegd, vroeg ik me dat inderdaad ook af. Wat heb ik er aan?"
Vervolg:	Gesprek over de essentie van het plan en de wederzijdse belangen om je ervoor in te zetten. Daarmee worden onuitgesproken negatieve gevoelens vermeden en verdwijnt het mogelijke blok.

Tot slot: je kan pas luisteren als je je gehoord voelt

Deze drie manieren helpen om de strijd in je gesprekken te verminderen. Je kan dat doen in alledaagse gesprekken, wanneer je merkt dat het gesprek stroef is, niet vanzelf gaat. Daarmee kan je samen het ongemak hanteren en de spanning verminderen. 

Zo bouw je aan een belangrijke basis voor een dialoog: je zorgt dat iedereen zich gehoord en gezien voelt. Dat lijkt misschien een kleine stap, die je snel uit het oog verliest. Positief geherformuleerd: Op een andere manier het gesprek aangaan helpt om echt met elkaar een dialoog te kunnen voeren. Pas als de ander merkt dat hij gehoord wordt, kan hij zelf naar je luisteren. Dat besef kan je helpen om ook echt aan de slag te gaan met elkaar. 

En als je wilt laten horen hoe dat uitpakt, luister ik daar graag naar.